Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) i dlaczego Twoja firma jej potrzebuje?
Chociaż wiele firm zaczyna dostrzegać potrzebę automatyzacji najbardziej powtarzalnych i czasochłonnych procesów biznesowych, wciąż mają trudności z jej wdrożeniem. Nic dziwnego — cyfryzacja może być trudna do przeprowadzenia, zwłaszcza jeśli nie do końca wiadomo, co się z nią wiąże. Czym więc jest zrobotyzowana automatyzacja procesów — i jak może zwiększyć wydajność Twojej firmy?
Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów?
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) to technologia zaprojektowana w celu automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych przy użyciu robotów lub botów. Boty są programowane tak, aby naśladowały ludzkie zachowania i mogły pracować w różnych systemach oraz aplikacjach. Dzięki temu rozwiązania RPA nie wymagają zmian w kodzie oprogramowania ani optymalizacji procesów poddawanych automatyzacji — boty działają na poziomie interfejsu użytkownika, dokładnie tak jak człowiek.
Mniej skomplikowane boty można zaprogramować w prosty sposób, rejestrując interakcje człowieka z interfejsem i odtwarzając je w programie. W przypadku bardziej złożonych zadań, boty mogą wykorzystywać szeroki zakres narzędzi kognitywnych, takich jak uczenie maszynowe, przetwarzanie obrazów, silniki decyzyjne, OCR czy rozumienie języka naturalnego.
Rozważmy przykład, który jest powszechny w każdej firmie: przetwarzanie faktur. Proces ten jest szczególnie podatny na błędy ludzkie, ponieważ nie istnieje jeden uniwersalny format faktury — możemy je przesyłać w formie papierowej, e-mailem, w PDF, docx i innych. To zazwyczaj oznacza, że pracownik musi ręcznie przenieść dane z pliku źródłowego do bazy danych. Nie tylko zajmuje to dużo czasu; może również skutkować pominięciami, błędnymi obliczeniami i innymi pomyłkami.
Nie dla robota. Boty mogą przetwarzać wszystkie rodzaje formatów (nawet papier — dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków, czyli OCR), wyodrębniać dane, a następnie przenosić je do odpowiedniego miejsca docelowego. Rejestrują także wszystkie operacje i nigdy nie tracą nad nimi kontroli. Co więcej, wykonują to dużo szybciej niż pracownik i bezbłędnie.
Dlaczego RPA?
Automatyzacja to nie tylko najnowszy trend ani modne hasło. To bardziej nowy paradygmat. Pozwala nam obniżyć koszty ogólne, usprawnić przepływ pracy oraz przekierować pracowników do bardziej wartościowych zadań poprzez automatyzację tych żmudnych, powtarzalnych lub zbyt skomplikowanych. RPA nie jest wyjątkiem. Wiele czasochłonnych procesów biznesowych, które normalnie wykonują pracownicy, można zrobotyzować w celu zwiększenia efektywności operacyjnej:
- zarządzanie danymi (wprowadzanie danych do ERP, transfer, przetwarzanie, archiwizacja i mapowanie),
- zapytania do baz danych,
- zadania HR (selekcja kandydatów, onboarding),
- przetwarzanie faktur,
- obsługa zamówień sprzedaży i wiele innych.
Ogólna zasada automatyzacji za pomocą RPA polega na wyborze zadań, które:
- nie wymagają decyzji człowieka (są oparte na regułach),
- wykorzystują dane cyfrowe (najlepiej możliwe do odczytu),
- są bardzo stabilne i mają niewiele wyjątków,
- charakteryzują się dużą powtarzalnością i wolumenem.
Ponadto zrobotyzowaną automatyzację procesów należy traktować jako inwestycję: może być wymagającym procesem, zarówno pod względem czasu, jak i kosztów, ale zwrot z inwestycji jest tego wart. Dla wielu firm stałe podnoszenie poziomu wydajności oraz utrzymywanie przewagi konkurencyjnej są kluczowe, by pozostać na czele. Jeśli zostanie wdrożona poprawnie, zrobotyzowana automatyzacja procesów może pomóc osiągnąć te cele.
Korzyści z RPA
Według globalnego badania Deloitte dotyczącego RPA, wdrożenie zrobotyzowanej automatyzacji procesów w badanych firmach skutkowało poprawą zgodności (w 90%), poprawą jakości (w 90%), wzrostem produktywności (w 86%) oraz redukcją kosztów (w 59%). Co więcej, w większości firm zwrot z inwestycji odnotowano już po 12 miesiącach od wdrożenia, a 20% etatów (FTE) zostało zastąpionych przez roboty.
Jak widać, RPA to doskonałe narzędzie do usprawniania przepływu pracy i redukcji kosztów ogólnych. Dzięki dużej elastyczności może być również wdrażane płynnie, wspierając cyfryzację przedsiębiorstw. To czyni je najlepszym wyborem dla wszystkich liderów biznesu, którzy chcą poprawić wydajność swoich organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej o RPA i jego praktycznych zastosowaniach? Skontaktuj się z ekspertami ds. automatyzacji xBerry i podziel się z nami swoim pomysłem!
